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業務効率化は仕組みづくりと巻き込み力がキモ

こんにちは。

今年は少し「仕事」よりな記事も投稿してみます。

「仕事」よりな記事用に別ブログを作ろうかとも考えたのですが、一旦はここに。

さっそくですが、先日、中小企業診断士の研究会に参加してきましたので、その時に感じたことなどを書いてみます。

研究会では、「生産性向上策」に関する発表を聴いてきました。

色んな国で仕事をされてきたベテラン経営コンサルタントの方の発表で「マクロ視点の難しそうなテーマだな・・」と構えていたのですが、ブレイクダウンして考えてみると色々な気付きがありました。

生産性を構成する要素の様々なテーマに触れられていましたが、そのなかでも特に考えさせられたのは、「業務効率の低さが生産性を下げている」ということです。

業務効率が低いにも関わらず、改善が行われない。結果的に生産性を低くする要因の一つになっている。じゃあ、どうすればいいか・・?

今回の学びを結論から言うと改善などの活動を組織にて活発化させるためには「改善活動を推進できる仕組み」や「目指すべき姿」を強いリーダーシップを持って根気強く組織に定着させなければということです。

組織のメンバーがバラバラの方向を向いてしまい、うまくものごとが進まないという悩みは多々あります。 メンバーを同じ方向に向けるために、仕組みや目指すべき姿を作って、巻き込んでいくといった感じです。

まあ、改善だけでなく、どんなことでもリーダーシップを発揮して周りを巻き込んで行かないとものごとは上手く進まないですけどね。

改善などは、ボトムアップだけでは上手くいかない。上も巻き込んである程度トップダウンですべきだと思っています。

当たり前のことですが、難しいことなので、ほとんどの組織においては出来ていないと思います。

海外との比較による日本の業務効率の低さ

一般的に日本人は「プライベート」より「仕事」を重視していると言われています。これは今更言う必要も無いですよね。

個人的には「仕事」はもちろん大事ですし、やるときはトコトン打ち込みますが、仕事一貫では「仕事」のやり方も一辺倒になる様に感じています。「プライベート」でも色んな経験をしたり、色んな人に会ったりして視野を広げていきたいなと考えています。

そもそも、「仕事」と「プライベート」を明確に切り分けすること自体もどうかとは思いますが、その辺の話はまたの機会に。

ただ、最近は若い人だと「プライベート」を大切にしている人が多い様に感じます。「仕事に打ち込んでも思ったほどの見返りもない。仕事自体もやりがいがない。」と感じている人も多いですし、当然な気がします。

(もちろん、若くても仕事を最優先してバリバリやっています!という人もたまに見かけますが本当に稀です。)

そういう点からも、今後は生産性の高い諸外国を参考にして生産性を上げていかなければならないと感じています。

ドイツやアイルランドなど様々な国の仕事を見てきた経営コンサルタントからしても、やはり日本人は「仕事」を重視しすぎているとのことでした。なのに生産性は低い。

例えば、ドイツ人は「プライベート」をとても大事にする。だからこそ、仕事を効率的に終わらせて颯爽と帰っていくとのことです。羨ましいですよね。しかもバケーションもありますし。

でも、普段の働きぶりを見ていると、日本人の方がよく働いているように見えるそうです。ただ、これは「一見」よく働いているように見えるだけだそうです。

日本人は遅くまで残業して働いて、日中もテキパキと仕事をこなしている様に見える。でも、いざ蓋を開けてみればあまり仕事は進んでいない。ということが多々ありませんか?これは無駄な仕事が多いからだと言われています。

私自身、他人の仕事を見ていて、「よくこんな無駄なことしてたな・・」と思うことが多々ありますので、実際、日本には無駄な仕事がたくさんあるのでしょうね。

そういう点も踏まえて、やはり日本の業務効率は海外と比べると平均的に見て、低いと言えるのでしょうね。まあ、私自身は海外で働いたことが無いので必ずしもそうとは言い切れませんが、色んな方の話や書籍などを踏まえてそう捉えています。

業務効率を向上せねばと思ってはいるものの・・

「無駄な仕事が減らして効率を上げたい」と思ってはいるものの、行動には移さないという事が多い様に感じられます。

実際に働いている人達は、自分達の仕事の効率が悪いことには気が付いていることが多かったりしますよね?

例えば、無駄な作業、資料や会議、非効率な仕事の進め方など。

ただ、気付いていてもそれを見て見ぬ振りをする。その原因のひとつとして、改善提案をすれば自分がやらなければならなくなって面倒だということが挙げられます。

「何も考えずに同じことを繰り返しているだけのほうが楽だし、いいよね。」と考えている人は思った以上に多いです。

業務効率向上への提案がされない状況

何故、業務効率が低いことに気づいていても見て見ぬ振りをするのか?

それは、先程も述べた通り改善の提案をすれば、その改善を自分がやらなければならなくなって大変だからです。

新しいことを始めるのは大変、同じことを繰り返すのが楽なので、放っておけば楽な方に行ってしまいます。その結果の現状維持。

マネジメント側からすれば、「ボトムアップで提案・改善を進めてほしい」と考えがちですが、現場の考えは違います。

改善策を提案をする。→提案した人がその改善策を実施することになる。→その改善策を組織に浸透させようとすると反対派が現れる。→結局、改善策はうやむやにされる。→結果、評価の対象にならない。

という様に、ボトムアップでの業務改善は失敗しがちです。

私自身も、そんな感じでボトムアップでの業務改善で反対派に拒まれて、結局うまく行かなかったという経験が何度かあります。

そんな状況になるから、次からは面倒だし見て見ぬ振りをしようとなってしまうのです。

実際、周りのメンバー全員が協力的であればいいですのですが、そんなことは稀ですからね。基本的に何かを変えるという行動は煙たがらると考えていたほうがいいです。

業務の改善を進めるためには

次の様なことをする必要があります。

業務の再設計

全ての業務をボトムアップで改善するなんてことは無理なので、やはり業務の再設計を都度行う必要があります。

変化が激しい中では、その場しのぎで追加・変更になった業務フローがたくさんあるはず。その結果、効率の悪い業務に・・

業務を再度、最適化してあげれば、大きく業務効率が上げられるわけです。

ただ、業務の再設計には多くの人や時間が必要となってきますので、そんなに簡単に進めることは出来ません。

なので、業務の再設計ほどの効果は得られませんが、小さい単位の業務からボトムアップで改善していける様にする必要があります。

ボトムアップでの活動を支える仕組みの整備

現場が主体となってボトムアップでの業務の改善活動をうまく進めていくためには、そのような活動をし易い環境を整える仕組みが必要であり、そんな仕組みを文化として浸透させなければならないです。

以下の結束力の教科書という書籍にある「チームのバラバラ度」チェックリストで該当項目が多い組織は、特に仕組み作りが急務かと思います。ちなみにこちらはチームづくりなどで悩んでいる人にとって、有益なことがたくさん書いてあります。

結束力の強化書

結束力の強化書

現場が、改善活動を進めやすい制度などを設けることで、改善がまわる仕組みを用意することです。

無駄な残業などの排除

また、日本では残業しているイコール頑張っている、評価されるという風土が少なからずあるため、ダラダラと残業をして生産性の低い仕事をする人もいますし、それで稼ぎを増やそうと考える人もいます。

その様な、無駄な残業を無くしていく様に働きかけなければなりません。そんな無駄こそが業務効率を下げる要因になっているわけですし、その無駄こそ効率化を図るべきです。

まあ、それで稼ぎを増やしている人もいますので一筋縄ではいかない問題ではありますが・・

ボトムアップ活動を行う仕組みを文化として定着させる

例えば提案制度や公正な評価制度、目標管理制度。どこまで制度を整備するのかは、それぞれの状況に応じて異なると思いますが、それらを根付かせようという根気強い想いが無ければ、改善活動を定着させるのは難しいと思います。

ちなみに根気強さを身につけるためにも、こちらの書籍を読んでみてはどうかと研究会ではオススメされていました。

「プラス思考の習慣」で道は開ける (PHP文庫)

「プラス思考の習慣」で道は開ける (PHP文庫)

まとめると・・

まとめると、出来るのならば「業務の再設計」を行うべきですが、なかなか人と時間を投入できない。

ならば「ボトムアップでの活動を支える仕組み」を「粘り強く定着させる根気強さ」で組織文化として根付かせるということです。

そんな全体の枠組みを疎かにして、小手先だけの業務効率改善プロジェクトなんかを実施したとしても大きな効果は得られないでしょう。

一部のやる気のある人達が業務改善を進めるものの、周りが非協力的なので結局成果が出ずに取り組み自体が終わってしまった。更にはそんなやる気のある人達が愛想を尽かして辞めてしまった、みたいな状況になる可能性が高いと思います。

まあ、人に関することなので一筋縄ではいかず、かなり大変なことであるのはもちろん分かってはいますけどね・・

終わりに

一体この記事は誰の役に立つんだ?と思いながらも書いていましたが、結局は自分のためなのかなと思いました。

研究会で学んだ情報を自分の頭の中で整理出来ましたし、今後、この手のテーマと向き合う時の下準備にはなりました。

今後も、何か学びがあればここで纏めていきたいと思います。企業内診断士としての私個人の意見なので、浅い考えだと思いますが、もしご興味があればお付き合いください。

それでは。